Wat doe je?

(Ik weet het, ik heb alweer in geen jaren meer gepost. Daarom nu een extra lange (maar misschien wel ultrasaaie?) post!)

Wat voor werk doe je? Het is één van de moeilijkste vragen die je mij kan stellen. In het kort kan ik zeggen coördinator. Of wacht, mijn nieuwe titel is Graphic Services Coordinator. Of was het nu Graphic Services Representative. Zoiets in elk geval. Maarja, daar ben je dus niets wijzer mee. En dan moet ik dus uitleggen wat ik dan doe. En dat is zo langdradig. Dus ik zet het hier neer en verwijs iedereen die het me vraagt meteen door naar deze blogpost! (hoewel ik veel mensen ken van wie ik liever niet heb dat ze deze hele blog lezen)

OK, ik werk dus in een farmaceutisch bedrijf. En onze afdeling maakt daar de verpakkingen van. Doosjes, etiketten (op flessen of potjes), folies (ik heb er nooit bij stilgestaan dat er daadwerkelijk tekst staat op die folies waar de pillen in zitten, tot ik hier werkte) bijsluiters, enzovoort.

Er zijn drie groepen op onze afdeling. Ik gebruik maar even de oude termen:
- Operators: die ontwerpen/maken het design van de verpakkingen
- Proofreaders: (dat was ik eerst) checken alles. Maar dan ook alles! Tekst, kleuren, (bar)codes, braille,...
- Coördinatoren: de groep waar ik nu dus toe behoor. Die coördineren dit hele proces zo'n beetje.

Hoe?
Wel, eerst moet ik uitleggen wat een filiaal en een plant is.
Filiaal: eigenlijk een land. Ik heb een contactpersoon per filiaal. Het filiaal beslist welke tekst er op verpakking moet en hoe de layout er ongeveer uit moet zien
Plant: de fabriek waar ze de medicatie maken en waar ze die medicatie dus ook verpakken. Ook zij geven richtlijnen. De afmetingen van de verpakkingen bijvoorbeeld. Of waar de "variabele data" moet staan. Data die ter plekke gedrukt wordt, omdat wij die niet vantevoren kunnen drukken (denk aan houdbaarheidsdatums en lotnummers).

De info van beide partijen moet ik verzamelen en verwerken en doorgeven aan de operator. Die het dan maakt (of niet, als er iets niet klopt, dan komt het terug bij mij) en het aan de proofreaders geeft, die het checken en weer aan mij geven, al dan niet goedgekeurd. Hier gaat dus vaak een week of langer over heen, want er zijn honderden orders. Als het afgekeurd is, bundel ik het weer en stuur het weer naar de operator voor hetzelfde rondje. Is het goedgekeurd, dan stuur ik het naar plant en filiaal ter goedkeuring. Die kunnen het dan ook weer afkeuren, zodat we nog eens een rondje doen. Of goedkeuren, zodat ik het kan afwerken.

Dat was het eigenlijk. Maar oh wat klinkt dit simpeler dan het is.

Vaak voorkomende problemen:
- Het grootst mogelijke formaat bijsluiter is door de plant gegeven, maar het filiaal heeft zoveel tekst aangeleverd dat zelfs dat grootste formaat te klein is.
- Het filiaal wil braille op de doos. Daar is een speciale referentie van de plant voor nodig, maar die heeft dat vergeten.
- Er staat een puntje bij de variabele data op de doos, maar niet op de technische fiche. Wat te doen met het puntje, want het moet exact zoals op de technische fiche zijn. Laat ik de hele doos afkeuren voor één puntje?
- "Hallo, wij hebben deze request (= aanvraag om artwork te laten maken) vandaag ingegeven, want het lag hier al drie maanden en ik was het vergeten. Maar nu is het wel superdringend, want het moet overmorgen al klaar zijn. Veel plezier."

Andere problemen:
- Plant stuurt bericht naar mij:"Het woordje EXP moet altijd bij de expiry date." Enkele dagen later stuurt het filiaal een aanpassing van de doos door:"Verwijder dat woordje EXP, wij willen het niet."
- Filialen waar je constant achter moet zitten, anders missen ze belangrijke dingen. (lees: Saudi-Arabië en mijn contactpersoon voor Libanon/Malta/Cyprus/Nigeria)

Oh ja, de filialen waar ik dus verantwoordelijk voor ben zijn:
Denemarken, Zweden, Noorwegen, Finland, Saudi-Arabië, Libanon, Malta, Cyprus, Nigeria en International (= standaardverpakkingen die door een hoop landen gebruikt worden die geen landspecifieke dingen moeten hebben.)

En de voorbije drie weken ook deze landen omdat mijn collega vakantie had en ik back-up was:
Portugal, China, Japan, Zuid-Korea, Duitsland en een paar aparte dingen.

En let me tell you this: Aziatisch Engels aan de telefoon is NIET te verstaan!